Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji należności wynika z ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą ww. inwentaryzację przeprowadza się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
W jakim terminie powinna być przeprowadzona inwentaryzacja należności
Ustawa o rachunkowości precyzuje, iż powinna być rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku.
W jednostce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym prace inwentaryzacyjne w odniesieniu do należności można rozpocząć już 1 października bieżącego roku, a należy je zakończyć najpóźniej 15 stycznia następnego roku.
W związku z powyższym, jednostka może wysyłać potwierdzenia sald należności na dowolny dzień przypadający pomiędzy 1 października 2022. a 15 stycznia 2023 r.
W praktyce najdogodniejszym terminem dla obu stron, na który ustala się saldo należności (zobowiązań u kontrahenta), jest zazwyczaj ostatni dzień miesiąca, już po zamknięciu ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, np. 31 października, 30 listopada.
Potwierdzenie salda wymaga formy pisemnej.
Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Źródło: Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości – Art. 26 https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf
Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami- pkt. 8 https://www.gov.pl/attachment/dcbf2f7b-7381-412f-ab41-a39291f583da